Contractmanagement; opzetten en invoeren van systeemgerichte contractbeheersing

Resultaat:

Een praktisch ingericht en een op risicomanagement gebaseerd beheersingssysteem, waarmee de organisatie onderbouwd en met minder direct toezicht in staat is om op gepaste afstand te toetsen of de opdrachtnemer voldoet aan contracteisen.

Doelgroep:

Projectorganisaties die met systeemgerichte contractbeheersing op gepaste afstand toezicht willen houden op de naleving van het contract door de opdrachtnemer.

Aanpak:                 

Tijdens de contractvormingsfase wordt een beheersingsystematiek vastgesteld die voldoende vertrouwen geeft dat vastgesteld kan worden dat het gewenste eindresultaat van de opdracht tot stand is gekomen. Om de gewenste beheersing mogelijk te maken worden specifieke bepalingen in het contract opgenomen zoals onder andere t.a.v. de vertrekking/toegang tot informatie, mededeling van kritieke gebeurtenissen, aan te tonen eisen, betalingsregelingen, stop- en bijwoonpunten, etc.

De beheersystematiek wordt parallel aan het contract vastgesteld en op hoofdlijnen beschreven in een contractbeheersingsplan en nader uitgewerkt in een toetsplan. Dit zijn levende documenten die tijdens het verloop van de contractvorming en –uitvoering geactualiseerd zullen moeten worden. Het contractbeheersingsplan omvat een beschrijving van het project, de belangrijkste risico’s, de beheersstrategie, de beheersingsorganisatie (capaciteit, bevoegdheden, werkwijze/toetsprocedure), het afstemmingsoverleg en het toetsplan (een combinatie van geplande systeem-, proces- en producttoetsen).
Het toetsplan wordt gebaseerd op de contractspecificaties en een nadere risico-inventarisatie. Na afstemming van de werkwijze en risico’s met de opdrachtnemer en op basis van de plannen en planning van de opdrachtnemer wordt een toetsplanning opgesteld. Zowel het toetsplan en toetsplanning worden periodiek gevaluteerd en zonodig bijgesteld.

Zodra het beheersingssysteem staat en de beheersingsorganisatie is ingericht, worden alle betrokken toetsers getraind en in de praktijk begeleid in het werken met de toetssystematiek.