Procesmanagement; opzetten procesmodel en procesoptimalisatie

Resultaat:

Deelnemers gaan interactief de principes van procesmanagement in hun eigen praktijk toepassen. Naar prioriteit worden werkprocessen en hun onderlinge relaties in kaart gebracht. Elk proces wordt doorvertaald naar de relevante deelprocessen en processtappen. Per proces worden de eisen van de in- en output vastgesteld, de rolverdeling bepaald en de ervaren knelpunten & risico’s geïnventariseerd. Op basis daarvan worden verbeterpunten en beheersmaatregelen bepaald. Waar nodig/haalbaar worden werkwijzen aangepast en vastgelegd in procesbeschrijvingen. Omdat processen veelal afdelinggrenzen overschrijden, moeten ook de processen over de grenzen van de afdelingen heen beheerst worden. De processen vormen dan ook de ideale basis voor het inrichten van uw organisatie en niet andersom. Plenair worden de processen geïmplementeerd en geëvalueerd.

Doelgroep:

Deze workshop is geschikt voor bedrijven die een procesgeoriënteerde organisatie willen inrichten en de processen effectief, efficiënt en flexibel willen beschrijven.

Aanpak:                 

Tijdens een kick-off bijeenkomst met alle betrokkenen wordt aandacht besteed aan bewustwording en wordt een toelichting op het plan van aanpak gegeven.

Aansluitend stelt het managementteam in twee bijeenkomsten van 1 dagdeel het bedrijfseigen procesmodel op en benoemt proceseigenaren. Vervolgens worden de processen in werkgroepen nader uitgewerkt tot op procedure niveau (RASCI). Voor het uitwerken van één proces komt een werkgroep 2 maanden, tweewekelijks één dagdeel bijeen. Tussengelegen periodes zijn voor uitwerking en afstemming met de proceseigenaar en/of klankbordgroep.

De aansturing van de werkgroepen gebeurt projectmatig. Per werkgroep wordt een trekker benoemd en alle werkgroepen worden extern begeleid. Overige medewerkers worden betrokken in de rol van meelezer of door deelname aan een klankbordgroep. Formele vaststelling van processen gebeurt door de betreffende proceseigenaren.

Implementatie gebeurt tijdens plenaire bijeenkomsten waarin een toelichting gegeven wordt op het uitgewerkte procesmodel. Aansluitend ervaren medewerkers het werken met processen/procedures d.m.v. rollenspellen.

Gedurende een periode van 3 tot 6 zes maanden wordt er gewerkt volgens de nieuwe werkwijze. Deze periode wordt gebruikt voor het opdoen/delen van ervaringen en het signaleren van verbeterpunten. Het implementatietraject wordt afgerond met een evaluatiebijeenkomst met alle medewerkers.